Melhoria Contínua e o seu Impacto na Gestão COVID

A implementação de medidas de segurança relativamente ao COVID 19 ou até relativamente a outros riscos que se possam encontrar nas escolas é um processo contínuo de deteção de erros (riscos neste caso) e implementação de medidas que os possam suprimir.

Ao contrário do que possa parecer este processo não é fácil de implementar, é até bastante difícil na medida em que implica que a organização esteja preparada para trabalhar em equipa e que essas equipas tenham um método de trabalho que resulte efetivamente numa melhoria da prevenção e numa constante evolução do processo tornando-o mais eficaz e consecutivamente mais seguro.

Na AAGE acreditamos que a melhoria contínua é a base para a evolução segura das organizações, acreditamos que desta forma conseguimos prever erros, corrigi-los e diminuir radicalmente a probabilidade de o mesmo voltar a surgir. Acreditamos que criar KPIs (key performance indicatores) que possam medir o esforço da equipa,  da organização e também medir os resultados desse esforço garante que os níveis de motivação se mantenham altos e que de forma transparente se possam corrigir caminhos em busca do sucesso. Seja esse sucesso a prevenção de um vírus, a otimização de um processo administrativo, a prestação de um serviço de forma mais eficaz e menos custosa, etc.

Como dizíamos no início este processo não é fácil e implica criar um Cultura de Melhoria dentro da organização. Este processo passa entre outros pelos seguintes passos:

– Criar equipa de melhoria contínua

– Concretizar equipas naturais

– Medir o que fazemos

– Criar KPI que meçam o esforço da equipa e os resultados da equipa

– Evidenciar as melhorias

– Fazer isto tudo “diariamente”

Este processo vai certamente colocar em causa muitas das coisas que a organização faz, às vezes coisas que já nem se sabe bem porque se faz, faz-se e pronto. O importante é procurar que tudo o que fazemos seja algo que acrescente valor. Procurar que os desperdícios que o dia-a-dia nos implica (procurar um papel perdido, esperar por uma informação do departamento financeiro, esperar que o professor preencha o sumário, a impressora ficou sem papel, o processo de validação de documentos é muito complexo, a comunicação entre departamentos não é eficaz, …..) sejam eliminados e possamos produzir o dobro em metade do tempo.

O COVID não tem apenas um impacto de saúde, tem também um impacto na imagem da organização para o exterior. Numa escola um pai só colocará lá o Seu filho caso sinta que o deixa em segurança. A consistência na melhoria, a capacidade de corrigir erros, a rapidez de resolução de problemas, o facto de um problema não se repetir vai, com certeza, ter implicação no sucesso da organização, da Escola.

André de Lima